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En un contrato de limpieza el personal pesa mucho en el coste, y ese personal suele pasar de una empresa a otra cuando cambia la adjudicataria. Lo que diferencia una oferta de otra es cómo organizas el servicio, y eso es exactamente lo que el técnico busca en la memoria. Aquí tienes qué valora en cada apartado, con los criterios de un pliego real y nuestro ejemplo completo.
Por qué en limpieza la memoria decide tanto
La Ley de Contratos del Sector Público impide que el precio sea el único criterio en los servicios intensivos en mano de obra (artículo 145.3.g), y la limpieza se considera uno de ellos. Así que, salvo en los contratos menores, habrá algún criterio además del precio, y lo habitual es que una buena parte se valore con la memoria técnica.
Además, el margen para ganar por precio es estrecho:
- El pliego tiene que desglosar los costes salariales calculados con el convenio de referencia (artículo 100.2).
- Si hay que subrogar personal, el pliego debe darte la lista con su categoría, jornada, antigüedad y salario (artículo 130).
- Si tu oferta resulta anormalmente baja porque no cubre lo que fija el convenio colectivo sectorial, se rechaza (artículo 149.4).
Con los costes de personal tan acotados, los puntos de la memoria suelen marcar la diferencia.
Qué puntúa un pliego real
Este es el reparto de los 25 puntos de juicio de valor de una licitación de limpieza de centros de Ibermutua, recogido en la resolución 807/2024 del Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales:
| Criterio | Puntos | Qué pedía el pliego |
|---|---|---|
| Plan de prestación del servicio | 16 | Plan de implantación; organización de los puestos y reparto de tareas en el horario; supervisión y control de calidad; maquinaria, productos, vestuario y equipos de protección, con sus fichas técnicas; métodos y frecuencias por zona; y una oferta ordenada según los puntos del pliego |
| Plan de formación específico | 5 | Cursos de limpieza hospitalaria, planes de emergencia, reciclaje y medio ambiente, con las horas de cada uno |
| Plan de gestión de incidencias | 4 | Retén de personal, sustituciones, refuerzos imprevistos, tiempos de respuesta y de resolución, y seguimiento del trabajo |
Cada criterio se puntuaba con una escala de cinco niveles, de «no adecuado» a «completamente adecuado». Fíjate en dos detalles: una parte de la nota dependía de que la oferta siguiera el orden del pliego, y otra, de adjuntar las fichas técnicas. Son puntos que se pierden por no leer bien el pliego.
Qué valoran en cada apartado
Los nombres y los puntos cambian de un pliego a otro, pero lo que se valora se parece mucho. Los criterios de Ibermutua caben en estos siete apartados, que son los de nuestro ejemplo de memoria técnica, escrito para un contrato de limpieza de cuatro edificios municipales.
1. Conocimiento de los centros
El técnico quiere ver que has estudiado cada edificio, no que sabes limpiar en general. Para cada centro, explica su uso, su horario, su superficie y lo que complica la limpieza:
- una biblioteca exige silencio y cuidado con la humedad cerca de los libros;
- un polideportivo tiene vestuarios con humedad y mucho tránsito, y una pista que necesita su propio producto;
- un centro cultural tiene eventos en fin de semana que obligan a repasos fuera de horario.
Y para cada problema, cómo lo resuelves. Una tabla de tres columnas, centro, qué lo condiciona y cómo lo resolvemos, lo deja claro de un vistazo.
2. Organización y plan de trabajo
En Ibermutua forma parte del criterio que más puntúa, 16 de 25 puntos, y en nuestro ejemplo es el apartado que más vale, 10 de 40. También es el que más se nota cuando es genérico. Tiene que dejar claros:
- los horarios de cada centro, compatibles con su actividad: la oficina de atención al público, por la tarde; la biblioteca, antes de abrir;
- el reparto de las horas que fija el pliego, por centro y por persona, con una tabla que sume el total;
- las frecuencias por tarea y por centro: diarias, semanales, mensuales, trimestrales y a fondo;
- cómo te coordinas con el cliente: eventos, cambios de horario, festivos.
Copiar las frecuencias del pliego de prescripciones técnicas no suma puntos: ya las conoce. Lo que puntúa es adaptarlas a cada centro y explicar por qué.
3. Personal: subrogación, sustituciones y formación
En limpieza, el convenio colectivo del sector obliga a la empresa que entra a quedarse con el personal adscrito al servicio que cumpla sus requisitos, como llevar un tiempo mínimo trabajando en él, también en los contratos públicos (artículo 17 del convenio sectorial estatal de limpieza de edificios y locales). Úsalo a tu favor: organiza los turnos con las personas reales de la lista del pliego y explica cómo las vas a incorporar.
El técnico también quiere saber:
- quién supervisa: una persona que coordine el contrato y hable con el cliente, y otra que inspeccione los centros;
- cómo cubres las ausencias: bajas imprevistas en el mismo turno, vacaciones planificadas, con cuántas suplentes;
- qué formación recibe el personal: cada curso con sus horas, como pedía el pliego de Ibermutua.
Un organigrama sencillo, con los nombres de los puestos y los centros, explica en media página lo que ocuparía dos de texto.
4. Maquinaria, productos y materiales
No basta con una lista de máquinas. Explica qué equipo va a cada centro y para qué: la fregadora para la pista, el aspirador silencioso para la biblioteca, la máquina de inyección-extracción para las butacas.
Detalla también los productos, por ejemplo con etiqueta ecológica europea, los desinfectantes para aseos y vestuarios, el código de colores de la microfibra y dónde están las fichas de seguridad. Si el pliego pide fichas técnicas, adjúntalas: en Ibermutua eran imprescindibles para puntuar este subcriterio, y el tribunal entendió que no contaban dentro del límite de páginas de la memoria. Te lo explicamos en cuántas páginas debe tener una memoria técnica.
5. Control de calidad e incidencias
Aquí es donde más se nota la diferencia entre prometer y demostrar. Una memoria que puntúa alto concreta:
- quién inspecciona, cada cuánto y con qué herramienta, por ejemplo una lista de control con puntuación;
- qué indicadores mide y con qué objetivo, como el porcentaje de inspecciones conformes o las ausencias cubiertas;
- cómo llega un aviso, quién lo atiende y cómo se cierra;
- qué informe recibe el cliente y cada cuánto.
Cuidado con los plazos de respuesta: si el pliego los puntúa con fórmula, la cifra va solo en el sobre de la oferta económica, nunca en la memoria. Lo explicamos en qué va en los sobres A, B y C.
6. Medio ambiente
La Administración General del Estado incluyó los productos y servicios de limpieza entre los grupos prioritarios de su Plan de Contratación Pública Ecológica 2018-2025. Ese plan solo obligaba a la propia Administración del Estado, sus organismos autónomos y las entidades gestoras de la Seguridad Social, pero sus medidas dan una buena idea de lo que se valora:
- usar productos biodegradables, sin fósforo y con los biocidas limitados;
- formar al personal en aspectos ambientales;
- comprobar los productos usados en los controles de calidad;
- indicar en las fichas técnicas de la maquinaria su consumo de energía y de agua y su nivel de ruido.
Esas medidas son una buena lista para tu memoria, junto con la dosificación de productos, la separación de residuos y certificados como la ISO 14001. Y como en el resto, mejor con cifras: qué parte del consumo de producto lleva etiqueta ecológica y cómo lo vas a medir.
7. Plan de implantación
El cambio de empresa es el momento de más riesgo para el cliente. Un calendario desde la firma hasta el primer mes lo tranquiliza: reunión de arranque, reunión con el personal que se subroga, visita técnica a los centros, entrega de uniformes y equipos, primer día de servicio, primera inspección conjunta y primer informe.
Errores frecuentes en las memorias de limpieza
- Frecuencias copiadas del pliego, iguales para todos los centros.
- Personal genérico: hablar de «el personal necesario» cuando el pliego te ha dado la lista de quienes se subrogan.
- Prometer más horas o personas de las que caben en el precio. Si la oferta resulta anormalmente baja, tendrás que justificarla, y la memoria tiene que cuadrar con esa justificación.
- Adelantar en la memoria datos del sobre de la oferta económica, como una bolsa de horas gratuitas o el plazo de respuesta que se puntúa con fórmula.
- Olvidar lo que pide el pliego aparte de la memoria, como las fichas técnicas.
- Restos de otra licitación: nombres de otros centros o de otro ayuntamiento.
Tienes estos errores, con lo que escribieron los técnicos en tres informes de valoración reales de limpieza, en errores que hacen perder puntos en una memoria técnica.
Un ejemplo completo
Nuestro ejemplo de memoria técnica es una memoria de limpieza para cuatro edificios municipales, con datos ficticios, que sigue todo lo anterior: análisis de los centros, horarios y frecuencias, organigrama, sustituciones, maquinaria, indicadores de calidad, medidas ambientales y calendario de implantación. Puedes leerlo en la web y descargarlo en Word.
Si te presentas a una licitación de limpieza y quieres una memoria así, te la redactamos a partir de tu pliego y de los datos de tu empresa, desde 149 € + IVA. Tienes todos los detalles en nuestro servicio de memoria técnica para licitaciones de limpieza. Y si antes quieres saber qué se puntúa, el análisis del pliego te lo dice en 24 horas laborables por 29 € + IVA.
Preguntas frecuentes
¿Qué se valora en la memoria técnica de una licitación de limpieza?
Normalmente, el conocimiento de los centros, la organización y el plan de trabajo, el personal y su supervisión, la maquinaria y los productos, el control de calidad, las medidas ambientales y el plan de implantación. Cada pliego los agrupa y los puntúa a su manera, así que la referencia es siempre su lista de criterios.
¿Hay que subrogar al personal en un contrato de limpieza?
En general, sí: el convenio colectivo del sector obliga a la empresa que entra a quedarse con el personal adscrito al servicio que cumpla sus requisitos. El pliego tiene que darte la lista de esas personas, con su categoría, jornada, antigüedad y salario.
¿Se puede adjudicar un contrato de limpieza solo por precio?
En general, no, salvo en los contratos menores. La ley impide que el precio sea el único criterio en los servicios intensivos en mano de obra, y la limpieza se considera uno de ellos, así que habrá otros criterios, y lo habitual es que muchos se valoren con la memoria técnica.
¿Cuántas páginas tiene una memoria técnica de limpieza?
Las que permita el pliego. En la de Ibermutua eran 25 hojas a una cara, contando portada, índice, fotos y anexos. Lo importante es respetar el límite y repartir las páginas según los puntos de cada criterio.
¿Qué productos de limpieza conviene ofrecer?
Los que pida el pliego y, si valora el medio ambiente, productos con etiqueta ecológica, dosificación controlada y maquinaria eficiente y silenciosa. Lo que puntúa es concretarlo: qué productos, en qué centros y cómo se controla su consumo.