Memoria técnica para licitaciones de eventos

La licitación de referencia

El Ayuntamiento de Castrillo del Valle Alto (ficticio) licita la organización y producción técnica de su Feria de Otoño de Comercio y Artesanía para dos ediciones, 2027 y 2028, prorrogable una más. La memoria técnica vale 45 de los 100 puntos.

La feria se celebra el último fin de semana de septiembre: viernes 17:00-22:00, sábado 11:00-22:00 y domingo 11:00-20:00. Reúne a 78 expositores que elige el Ayuntamiento: 40 de comercio, 30 de artesanía y 8 de gastronomía. El Ayuntamiento contrata aparte a los artistas de las 9 actuaciones; este contrato incluye su producción técnica y la de la inauguración.

El aforo simultáneo es de 5.200 personas. El pliego exige un plan de autoprotección del evento y ofrece el pabellón municipal (800 personas) como alternativa en caso de lluvia.

Los otros 55 puntos van en el sobre C y se calculan por fórmula: el precio (45), las actividades complementarias sin coste (6) y el aumento de la cobertura del seguro de responsabilidad civil (4). Es un servicio del anexo IV de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, así que la calidad debe sumar al menos el 51 % (art. 145.4); aquí suma 55 puntos. Incluir en la memoria cualquier dato del sobre C es causa de exclusión.

Formato exigido: máximo 20 páginas A4 sin portada ni índice, más 3 planos en A3; Arial 11 e interlineado 1,15.

1. Propuesta de organización y cronograma de producción

Responde al criterio 1 del pliego (12 puntos).

Montamos en tres días sin tocar el mercado semanal y devolvemos los espacios libres el lunes a las 14:00, con una sola interlocutora para el Ayuntamiento.

Preparación:

• Día −45: reunión de arranque con la Concejalía y plano base.
• Día −30: plan de autoprotección y documentación técnica de escenario, carpas e instalación eléctrica.
• Día −20: plano definitivo, asignación de los 78 puestos y manual del expositor.
• Día −7: coordinación con Policía Local, Protección Civil, servicio sanitario y subcontratas.

Escenario: viernes 18:00-21:30, sábado 12:30-22:00 y domingo 12:30-19:45, con 30 minutos de prueba de sonido antes de cada bloque y nunca antes de las 10:00.

Seguimiento: cada noche, la directora envía a la Concejalía un parte con incidencias y aforo máximo. A los 15 días entregamos el informe final con los indicadores y propuestas para la edición siguiente.

2. Logística: espacios, proveedores, transporte y suministros

Responde al criterio 2 del pliego (10 puntos).

Cada espacio tiene sus estructuras, su electricidad y sus servicios, y ningún vehículo circula por el recinto durante la apertura.

Distribución: el plano en A3 sitúa cada puesto numerado, las tomas eléctricas, los puntos limpios, los extintores y las salidas.

Transporte y accesos:

• El material llega en 6 viajes de camión con carga completa, por la calle de servicio de la Explanada.
• Los expositores descargan en su turno y aparcan en el aparcamiento disuasorio municipal.
• Reposición: sábado y domingo de 9:00 a 10:30, con vehículos de menos de 3.500 kg acompañados por un auxiliar. Fuera de ese horario solo entran vehículos de emergencia.

Suministros:

• El grupo electrógeno se reposta cada día a las 9:00, sin público, y el electricista revisa los cuadros antes de abrir.
• Reserva en la Explanada: 2 carpas, 10 lastres, 50 m de manguera eléctrica y un juego de micrófonos.

3. Seguridad y plan de contingencias

Responde al criterio 3 del pliego (10 puntos).

Ningún espacio abre sin certificado, y cada riesgo previsible tiene un umbral, un responsable y una actuación decidida de antemano.

Plan de autoprotección. Lo firma el coordinador de seguridad, técnico capacitado, y lo suscribe el Ayuntamiento como titular de la actividad, con el contenido mínimo del anexo II de la Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección (Orden INT/1068/2026, de 7 de octubre). Lo entregamos el día −30, coordinado con Policía Local y Protección Civil. El jueves a las 20:30 ensayamos con todo el personal la evacuación del escenario y la carpa.

Medidas fijas:

• Escenario y carpas con certificado de montaje firmado por técnico competente antes de la inspección del jueves.
• Instalación eléctrica según la ITC-BT-34 del Reglamento electrotécnico para baja tensión, con diferenciales de 30 mA como máximo en el alumbrado, en las tomas de menos de 32 A y en cualquier equipo accesible al público, certificada por la empresa instaladora.
• Pasillo central libre de 4 m en el Paseo y carril de emergencia hasta el escenario.
• Contadores en los 3 accesos de la Explanada: con 2.000 personas (80 %) avisamos por megafonía; con 2.500 cerramos la entrada.
• Coordinación de actividades empresariales con todas las subcontratas antes del montaje (Real Decreto 171/2004).

Meteorología: seguimos los avisos de AEMET desde 5 días antes y cada 3 horas durante la feria; un anemómetro mide el viento en el escenario.

4. Accesibilidad para personas con discapacidad

Responde al criterio 4 del pliego (5 puntos).

Un itinerario accesible continuo une los tres espacios, y todos los puestos tienen un tramo de mostrador accesible en silla de ruedas.

Además:

• Los cables que cruzan el itinerario van en pasacables de rampa suave y color contrastado.
• Hora tranquila el domingo de 11:00 a 12:00, sin música ni megafonía salvo emergencias, para personas con hipersensibilidad sensorial.
• Programa y plano en lectura fácil.
• Los 10 auxiliares reciben 2 horas de formación en atención a personas con discapacidad y en ayuda a la evacuación.

5. Medidas de sostenibilidad

Responde al criterio 5 del pliego (5 puntos).

Reducimos residuos y materiales de un solo uso, y lo demostramos: el informe final da los kilos de cada fracción y el gasóleo consumido.

• Residuos. 8 puntos limpios con cinco fracciones: envases, papel y cartón, vidrio, orgánica y resto. Cada expositor firma el compromiso de separación. Los operarios vacían y pesan los puntos limpios dos veces al día, y el gestor autorizado retira el aceite usado.
• Vasos. Suministramos a la zona gastronómica vasos reutilizables con depósito.
• Agua. 2 fuentes de agua potable, en línea con el artículo 18.3 de la Ley 7/2022, de residuos, que pide a las administraciones fomentar el agua de fuente en los espacios públicos.
• Materiales reutilizables. Casetas, carpas, escenario y vallas son propios y sirven para cada edición. La señalética no lleva fecha: solo cambia la pegatina del año.
• Energía. Iluminación LED. La Plaza y el Paseo usan la red municipal; el grupo electrógeno, con motor de fase V, solo alimenta la Explanada.
• Proveedores cercanos. Todos a menos de 50 km, y el material viaja en camiones completos.

6. Comunicación y difusión

Responde al criterio 6 del pliego (3 puntos).

La campaña empieza 30 días antes, usa los canales y la imagen del Ayuntamiento, y la Concejalía aprueba cada pieza antes de publicarla.

• 1.000 programas impresos en papel reciclado; el resto, en digital.
• Medimos el alcance de las publicaciones y encuestamos por QR a visitantes (objetivo: 300 respuestas) y expositores; los resultados van en el informe final.

Por qué esta memoria puntúa

• Criterio 1: el cronograma da días, horas y espacios, y respeta el mercado semanal; quien puntúa comprueba que el montaje cabe.
• Criterio 3: cada contingencia meteorológica tiene umbral, actuación y responsable, en lugar de «se actuará según las condiciones».
• Criterio 4: la accesibilidad se concreta en centímetros, plazas y aseos, espacio por espacio, con la Orden TMA/851/2021.
• Criterio 5: los indicadores de sostenibilidad tienen objetivo y el Ayuntamiento verá el resultado en el informe final.